Канбан и Канбан-доска — что это и как работает?

Канбан – это система, которую изобрели на концерне, где создаются одни из лучших автомобилей Японии – Toyota.

Представьте себе масштабы завода: куча предприятий и цехов, огромное количество комплектующих. И все это ничем не связано вплоть до финальной сборки. Если хоть на каком-то этапе допускалась ошибка, компания терпела чудовищные убытки из-за каких-нибудь бракованных деталей.

Поэтому менеджмент компании и придумал тот самый Канбан или принцип «точно в срок».

Основная идея Канбан — организация слаженного производственного процесса, в котором не будут простаивать незавершенные задачи.

Это чем-то напоминает эстафету: задача, будто спортивный снаряд передается из рук в руки – ошибки выявляются моментально, а риск неоправданных трат снижается к нулю.

Часто Kanban путают со Scrum, но это немного не сюда. Да, Скрам – тоже метод управления проектами, но в виде фреймворка со строгими правилами и границами. Если в Канбане можно использовать практики и принципы частично, то из Скрама «слов не выкинешь» — здесь нельзя отказываться от обязательных методов. 

Какие ценности у Канбан метода?

Как и у любой «IT-религии» Канбану приписывают 9 ценностей:

  • прозрачность;
  • баланс;
  • сотрудничество;
  • клиент-ориентированность; 
  • поток;
  • лидерство;
  • понимание;
  • согласие;
  • уважение.

Канбан и Канбан-доска — что это и как работает?

Интересны подробности по ценностям?

По сути, Канбан – это целая наука, которую мы не успеем целиком и полностью «разжевать» в рамках обзора, тем более что это уже сделал Дэвид Андерсон в своей книге «Канбан. Альтернативный путь в Agile».


Принципы Канбана: ветер перемен

У метода действительно имеется несколько базовых принципов, которые еще называются «принципами управления изменениями». И вот что они гласят:

  1. Начинать с того, что имеется сейчас.
  2. Договориться об эволюционном развитии.
  3. Поощрять развитие лидерства на любых уровнях.

Также метод придерживается принципов сервисной парадигмы, согласно которым нужно:

  1. Выяснить ожидания и потребности заказчика.
  2. Управлять работой и давать возможность людям организовываться вокруг нее.
  3. Развивать правила для улучшения показателей. 

О практиках Канбана

Их всего 6, к ним относится:

  1. Визуализация.
  2. Ограничение невыполненных работ.
  3. Управление рабочим потоком.
  4. Использование явных правил.
  5. Введение петли обратной связи (каденции).
  6. Улучшение и эволюция.

На заметку! Каденция – музыкальное понятие, а в Канбане это ритм. К ней относятся регулярные встречи – они задают ритм для рабочего поток. 

Какие известные компании используют метод?

В Российской Федерации метод Канбана взяли на вооружение крупные финансовые организации, такие как Альфа Банк, Почта-Банк, Хоум Кредит Банк.

За рубежом принципам Канбана следуют в корпорации Siemens, Microsoft и т.д. 

Канбан-доска: что такое и для чего?

От бизнес-терминов и менеджмент-понятий переходим к сути и делу. Канбан-доску наверняка видел каждый – это такой флипчарт, ватман или реальная доска с кучей столбиков и стикеров. 

пример канбан-доски со стикерами

Преимущества канбан-досок

Любая Канбан-доска это, прежде всего, такие плюсы:

  1. Командность. Все задачи визуализированы и показывают, насколько вовлечен в работу каждый участник команды.
  2. Приоритеты и контролирование ситуации. Все задачи в столбцах стоят в порядке приоритетности, а значит, никто не запутается. Если стикеры не перемещаются по доске, сразу видно – у кого застопорилась работа. Можно придумать, как усилиться или перепоручить задание другому специалисту.
  3. Фокусировка на задачах. Согласно Канбану, есть ограниченность в выполнении количества задач одновременно для лучшей фокусировки и прикладывания максимальных усилий для успешного выполнения заданий.
  4. Контроль загрузки. Таким способом легко оценивать загрузку специалистов или фрилансеров – доска наглядно показывает занятость и динамику работы.
  5. Положительные эмоции от движения задач. По окончанию таска, стикер переклеивается (а онлайн – переносится) в другую колонку, переходя на новый этап. Это своеобразный ритуал, приносящий чувство завершенности и радости.

Где можно использовать Канбан?

Где угодно! В любом бизнесе любого уровня. Главное – четко определить и назвать этапы выполнения задачи в команде.

Вот несколько примеров:

  1. Интернет магазин: Получение заказа >> Ответ клиенту >> Сбор заказа >> Отправка.
  2. Студия контента: Получение заказа >> Составление контент-плана >> Создание контента >> Проверка >> Внесение правок >> Отправка заказчику.
  3. Бизнес: Переговоры с клиентом (по телефону) >> Встреча >> Подписание договора >> Делегирование задач специалисту

Когда Канбан пришел в Россию, многие офисы скупили огромные доски и годовой запас стикеров и начали творить.

Но в 2020 это уже неинтересно, а Канбан ушел в онлайн – ведь там все то же самое (и даже больше, намного больше) – но с любого удобного устройства. 

Онлайн Канбан-доски: какую выбрать?

Для удаленной работы подходит исключительно онлайн-версия, причем то, что предлагает сегодня рынок софта настолько хорошо продумано в плане функционала, что любо-дорого этим пользоваться. Рассмотрим самые интересные варианты в рунете. 

Trello

Это одна из самых популярных систем для управления проектами в онлайн-режиме. Особый спрос на Trello сформировался в среде небольших компаний и стартапов.

Преимущества сервиса:

  1. Простой и понятный интерфейс.
  2. Практически бесплатный доступ к большинству функций.
  3. Удобная работа и интеграция с другими известными площадками и рабочими инструментами.

Главный плюс именно ДОСТУПНОСТЬ. Сервисов подобного плана немало, но чтобы вот так бесплатно – стоит еще поискать.

Здесь можно работать полноценно совершенно ничего не заплатив, причем не в демо-режиме, а постоянно.

Конечно, вы столкнетесь с урезанным функционалом – вам снизят объем загружаемых файлов и число интеграций (которые порой очень нужны), да и кастомные фоны тоже будут недоступны.

Все выглядит классически: доска и стикеры с задачами, которые можно распределять на запланированные, текущие, выполненные (и многие другие).

Причем на вашем дашборде может быть сразу несколько досок с задачами по разным отделам и направлениям:

трелло канбан-доска

Чтобы быстро разобраться во всех возможностях Trello есть даже наглядный пример, сформированный на самом сервисе.

пример доски на Трелло

Площадок, с которыми интегрируется Trello, действительно много: Facebook, Slack, Asana, Google Drive, Dropbox и т.д.

Особенно впечатляет богатая коллекция досок-примеров по большинству возможных видов проектов (правда на инглише, но кого это останавливает?). Например, такие:

  • Ресурсы для детей и родителей
ресурсы для детей и родителей
  • План путешествия «Гавайские каникулы»
планирование путешествия в трелло
  • Контент-план для блога
контент-план в трелло

Здесь же подробно и в примерах описано

  • как пользоваться площадкой
  • примеры Списков для Досок:
  • рекомендации по изменению внешнего вида и расширению функционала
  • советы по настройке
  • описание малоиспользуемых инструментов:

В общем, это одна из лучших наглядных инструкций, которая быстро познакомит вас с Trello – здесь ничего не упустили и максимально доступно расписали все, что может сервис.

Wrike

Еще один аналог Канбан-доски – Wrike. Здесь можно создавать задачи, разбивать их по группам и проектам, следить за ходом выполнения. Сервис подкупает продвинутым функционалом: есть сетевой график и отчеты по проектам.

Еще можно ставить напоминания и наблюдать за ходом выполнения задач. Подкреплено всё это удовольствие мобильным приложением, есть десктоп-версия для Windows и Mac. И немаловажная приятность: русскоязычный интерфейс (и еще 16 языков).

Внешне напоминает Trello

wrike аналог трелло

Для кого подходит?

Wrike пользуется уже около 2 000 000 пользователей, а ее гибкий инструментарий идеален для многих сфер бизнеса, таких как:

  • маркетинг – для наблюдения и контроля работы сотрудников над задачами;
  • дизайн – благодаря расширению для Adobe Creative Cloud;
  • управление проектами – можно расставлять приоритеты и распределять функции между коллегами;
  • разработка продуктов и услуг – благодаря слаженной работе коллектива и отслеживанием ходом разработки в режиме реального времени.

Что по деньгам?

В отличие от Trello здесь есть целая тарифная сетка из 5 планов:

  1. Free – всегда бесплатно, но до 5 пользователей. Функционал – базовый.
  2. Professional – для команды до 15 человек со стоимостью почти по 10 баксов за каждого. Доступно планирование и все возможности для коллективной работы.
  3. Business – вместит коллектив до 200 человек по 25$ за каждого сотрудника. Есть все возможности тарифа «Профи» с дополнительными настройками и аналитикой.
  4. Marketing – цену просчитывают только по запросу. Продукт подходит для сферы маркетинга и дизайна.
  5. Enterprise – цены также не разглашаются и рассчитываются индивидуально. Включает полный набор инструментов. Также разработчики обещают повышенную безопасность.

Собственно, так выглядит аналитика:

статистика и графики wrike

Kaiten

Сердце многих компаний отдано именно Kaiten. Это еще один пример удачного инструмента по технологии Канбан (и Scrum) с возможностью бесплатного пробного использования и на русском языке (с русскоязычной технической поддержкой).

kaiten аналог trello

Разработчики этого сервиса смогли объединить управление задачами с конструктором процессов, причем весьма удачно. 

Здесь легко можно взаимодействовать как между отделами, так и со сторонними подрядчиками. Есть интеграции, например, можно импортировать уже существующие карточки из Trello и других аналогичных сервисов. 

Основные особенности:

  • Есть Scrum-спринты.
  • Интегрирован со Slack, Zapier и GitHub.
  • Предлагает диаграмму «сгорания» задач.

Есть четыре тарифных плана:

  1. Free – для небольших команд с ограничением до 5000 действий. Этого может быть вполне достаточно, чтобы поднять скромный стартап или сделать небольшой проект. Максимум 5 запланированных заданий (в остальных тарифах – бесконечно). 
  2. Standard – за 420 рублей в месяц за 1 пользователя с бесплатным периодом в 14 дней. Для команд, практикующих гибкие подходы в управлении.
  3. PRO – 560 рублей за 1 пользователя для больших команд. Полный функционал и бесплатный пробный период до 14 дней.
  4. Enterprise – с индивидуальным просчетом стоимости. Для команд от 100 человек. В нем обещают не только скидки и индивидуальную настройку, но и обучению всей команды Kanban-методу. 

Заключение

Канбан – действительно мощный инструмент для управления проектами, который благодаря выходу в онлайн, перекочевал из IT в другие отрасли бизнеса. И пусть у нас метод только «оперяется» и готовится к «большому плаванию», у руководителей проектов уже есть отличный выбор из десятков сервисов и программ.

Выбирая метод управления по системе Kanban:

  • у вас не будут простаивать задачи;
  • вы легко выявите баги и ошибки, сможете перепоручить задания;
  • будете анализировать деятельность команды;
  • удастся связать работу команды с клиентами;
  • создадите алгоритмы действий, стартапов, продаж и многое другое.

Оставьте комментарий